 |
| The Monitoring and Controlling Phase |
كثيرًا ما كان يُطلب مني كمهندس تنفيذ لأعمال اللاندسكيب إعداد التقارير الدورية التي توضّح مدى تقدّم بنود العمل، وكنت كذلك مدعوًا بشكل مستمر لحضور اجتماعات مراجعة تقدم المشروع.
في هذه الاجتماعات، كان السؤال الأبرز دائمًا: هل نحن على المسار الصحيح وفقًا للجدول الزمني؟ أم أن هناك انحرافًا وتأخيرًا في بعض الأنشطة؟ ثم يأتي السؤال الآخر المرتبط بالميزانية: هل التكاليف ما زالت ضمن الحدود المخططة؟ أم أن هناك تجاوزات وصرفًا أكبر مما هو متوقع؟
كنت أتابع هذه النقاشات بدقة، أنصت وأراقب، وأتعلّم من كل موقف. ومن هنا يبدأ حديثنا عن أهم ما اكتسبته من خبرات في مرحلة المراقبة والتحكم في المشاريع.
أهمية عملية التتبع لأنشطة اللاندسكيب في المشروعات الكبيرة.
تُعد مراقبة سير أنشطة بنود اللاندسكيب المختلفة، أو ما يُعرف بعملية التتبع (Tracking)، جزءًا أساسيًا من إدارة المشروعات الكبيرة. فالغرض منها هو قياس الأداء بشكل دوري ومقارنته بالخطة الأصلية للمشروع.
من خلال التتبع يمكن رصد أي انحراف (Deviation) قد يطرأ، سواء في الجدول الزمني، أو في التكلفة، أو في نطاق العمل. إذ أن المشروع يجب أن يسير وفق خطة زمنية محددة، وميزانية لا تتجاوز ما هو مخطط، ونطاق عمل واضح لا يتوسع بشكل غير مُسيطر عليه، حتى لا يزيد ذلك من التكلفة أو يؤخر التنفيذ.
ومع ذلك، ليس كل انحراف يُعتبر سلبيًا؛ فبعض الانحرافات قد تكون إيجابية، مثل إصدار المالك أمرًا تغييريًا باستخدام مواد محلية بدلًا من المستوردة، أو تقليص نشاط معين دون أن يؤثر ذلك على ربحية المقاول. مثل هذه القرارات قد تجعل التنفيذ أسرع وأقل جهدًا وتكلفة.
إذن يمكن القول إن الانحراف (Deviation) هو أي حيود عن المسار المخطط للمشروع، سواء كان هذا الحيود بالسلب (تأخير أو زيادة تكاليف) أو بالإيجاب (تسريع التنفيذ أو خفض التكاليف).متى تبدأ مرحلة المراقبة والتحكم (Monitoring & Controlling)؟
تبدأ مرحلة المراقبة والتحكم مع انطلاق مرحلة التنفيذ مباشرة وتستمر حتى إغلاق المشروع وتسليمه للمالك أو المشغل. في هذه المرحلة يتم التركيز على جانبين أساسيين:- المراقبة (Monitoring): متابعة الأداء الفعلي للمشروع بشكل دوري ومقارنته بما هو مخطط من حيث الجدول الزمني، التكلفة، وجودة التنفيذ.
- التحكم (Controlling): اتخاذ الإجراءات التصحيحية أو الوقائية عند وجود أي انحرافات لضمان بقاء المشروع على المسار الصحيح.
المهام التي يجب مراقبتها بدقة في مشروع اللاندسكيب.
- الأنشطة والمهام الرئيسية: مثل الأعمال الإنشائية (الجدران الاستنادية، الأرصفة، الحدائق، البنية التحتية للري، الممرات المعبدة)، وأعمال التشجير، وزراعة النباتات، وتركيب أنظمة الإضاءة والمياه. مراقبة هذه الأنشطة بدقة تضمن سير المشروع وفق المخطط الهندسي والتصميم المعتمد.
- الجدول الزمني: متابعة تواريخ المعالم الرئيسية (Milestones) التي تؤثر بشكل مباشر على تقدم الأعمال، مع التركيز على تحقيق أهداف قصيرة المدى متراكمة للوصول إلى الهدف النهائي وهو الانتهاء الكامل من المشروع.
- موعد الانتهاء الكلي للمشروع (Deadline): مراقبته باستمرار للتأكد من التزام فرق العمل بالجدول الزمني المقرر وتجنب التأخير.
- الميزانية: مراقبة النفقات بشكل مستمر لضمان عدم تجاوز الميزانية المقررة، وذلك من خلال متابعة الفجوة بين المصروفات وصرف المستخلصات المالية باستخدام مخطط S-Curve، ما يضمن تحقيق أقصى استفادة من الموارد المالية المتاحة.
- التغييرات الرئيسية والقرارات: متابعة أي تعديلات أو تغييرات تطرأ على نطاق المشروع أو القرارات المؤثرة على سير العمل، والتي تُعرف بـ Change Orders أو Variations، لضمان التعامل معها بسرعة ودقة دون التأثير على الجدول الزمني أو الميزانية.
- الجودة والمعايير التنفيذية: التأكد من أن جميع الأعمال تنفذ وفق المواصفات والمعايير الفنية المطلوبة، ومراقبة جودة المواد المستخدمة والأداء الفني للعاملين والمقاولين.
- إدارة المخاطر: رصد المخاطر المحتملة التي قد تعيق تقدم المشروع، مثل مشاكل الطقس، تأخر الموردين، أو أي عقبات لوجستية، واتخاذ الإجراءات الوقائية المناسبة.
بهذه الطريقة، تصبح عملية المراقبة شاملة، وتوفر مرجعية دقيقة لتقييم الأداء واتخاذ القرارات الصحيحة والسليمة لضمان نجاح مشروع اللاندسكيب.
الأدوات المستخدمة في تتبع المشروع.
مشروعات اللاندسكيب، على الرغم من تشابهها مع مشروعات البناء الأخرى، تتميز ببيئة عمل أفقيّة واسعة، ما يجعل عملية التنسيق بين الأقسام المختلفة أكثر أهمية وحساسية. لذلك، فإن الأدوات المستخدمة في تتبع تقدم المشروع قد تكون أبسط نسبيًا، لكنها تحتاج إلى دقة عالية في رصد جميع الأنشطة لضمان سير العمل وفق الخطة.
أولا: تقارير حالة المشروع (Project Status Reports)
- لمن سيتم تقديم التقرير؟
- من يقوم بإعداد التقرير؟
- ما طبيعة حالة المشروع التي يجب عرضها؟
حالة المشروع تُعرض من الناحية الفيزيائية لبيان مدى تقدم الأعمال، وليست مرتبطة مباشرة بالحالة المالية. لذلك، يجب الاتفاق على طريقة وضع نسب الإنجاز لكل نشاط في جداول منظمة، بحيث يمكن استخدامها لاحقًا لتقدير الحالة المالية بدقة.
ثانيا: الإجتماعات الأسبوعية واللقاءات (Weekly Meetings)
ثالثًا: الجداول الزمنية المبسطة (Simple Timelines)
تُعد الجداول الزمنية أداة فعالة لمراقبة سير العمل في مشروعات اللاندسكيب. يمكن إعداد جدول زمني باستخدام Gantt Chart أو MS Project يتضمن تواريخ المعالم الرئيسية والأنشطة الهامة، مما يساعد الفرق على تنفيذ المهام في الوقت المحدد.
يمكن استخدام مخططات جانت بشكل مبسط لعرض أنشطة المشروع وتحديد أوقات البدء والانتهاء لكل منها، مما يتيح رؤية واضحة لتقدم المشروع ويسهّل التنسيق بين الفرق المختلفة لضمان سير العمل وفق الخطة المخططة.
النقاط الأساسية عند استخدام الجداول الزمنية ومخطط جانت:- تحديد التبعيات بين المهام: يوضح ترتيب تنفيذ الأنشطة مثل تجهيز الموقع، الزراعة، الإنارة، وأنظمة الري لضمان تقدم سلس.
- المسار الحرج (Critical Path): سلسلة المهام التي تحدد الحد الأدنى لإتمام المشروع، وأي تأخير فيها يؤثر مباشرة على تاريخ الانتهاء النهائي.
- المهام الحرجة للمتابعة: تشمل الأنشطة التي تتطلب تنسيقًا بين الفرق مثل الحفر، التركيبات، والزراعة، لضمان تنفيذها في الوقت المحدد.
لا تتردد في إضافة تعليقك، وسنرد عليك بأسرع وقت!