متى يُعتبر مشروع اللاندسكيب منتهياً؟ خطوات الإغلاق، التسليم، والتوثيق

هذه المرحلة النهائية تضمن الانتقال السلس من مرحلة التنفيذ إلى التشغيل، مع الحفاظ على حقوق المشروع والفريق المنفذ، وضمان رضا أصحاب المصلحة.

مكونات مرحلة إغلاق مشاريع اللاندسكيب.

• يتم إغلاق جميع طلبات التسليم (Inspection Requests - IRs) من خلال التأكد من استلام واعتماد كل بند على حدة وفقًا للقسم المسؤول (Discipline). ومن أفضل الممارسات إعداد سجلات خاصة بكل قسم تتضمن قائمة شاملة بجميع طلبات التسليم مع توضيح حالتها، سواء كانت مقبولة، بحاجة إلى تعديل، أو مرفوضة، وذلك لضمان متابعة دقيقة ومنهجية. وتُعد هذه العملية جزءًا محوريًا من مرحلة المراقبة والتحكم للمشروع قبل الانتقال بسلاسة إلى أنشطة الإغلاق النهائية.
• معالجة وإغلاق تقارير عدم المطابقة (Nonconformance Reports - NCRs) التأكد من تنفيذ جميع البنود وفق المعايير المحددة. يتم ذلك عن طريق تقديم طلبات استلام منفصلة تثبت معالجة المقاول للعيوب المشار إليها في التقارير، مع التأكد من إغلاق جميع التقارير رسميًا بعد تنفيذ الإصلاحات المطلوبة، لضمان اكتمال الأعمال بشكل صحيح وموثق.
• تقديم إخطار رسمي من المقاول يفيد بجاهزية المشروع للتسليم الابتدائي. بعدها، يرسل المالك خطابًا رسميًا إلى الجهة الاستشارية لبدء إجراءات التسليم، مع تحديد فترة زمنية مناسبة عادةً لا تتجاوز أسبوعًا من تاريخ الإخطار، لضمان تنظيم العملية ومتابعة استكمال البنود النهائية بشكل رسمي وموثق.

• تحديد الأعمال غير المكتملة (Pending Work) كأولوية قصوى.
• رصد العيوب التنفيذية العامة وتوثيقها بدقة على رسومات توضيحية لتسهيل الوصول إليها وإصلاحها.
• إعداد قوائم منفصلة لكل قسم لتسهيل التوزيع والعمل بالتوازي.
• دعم القوائم بالصور التوضيحية للعيوب المرصودة.
• تحديد الكميات التقريبية للتلفيات عند الضرورة، مثل عدد الأشجار التالفة أو مساحة الشجيرات والنجيل الطبيعي المتضرر.
• التركيز على التفاصيل المحددة وتجنب الملاحظات العامة قدر الإمكان.
• تحديد مهلة زمنية واضحة لإلزام الجهة التنفيذية بإصلاح الملاحظات وتسليم الأعمال على أكمل وجه.

• الأعمال الإنشائية (الجدران الاستنادية، العناصر المائية، الخزانات).
• الأعمال المعمارية (التشطيبات، أعمال الفرش).
• أعمال الزراعة.
• أعمال الري.
• أعمال الكهرباء.
• الأعمال الميكانيكية (حمامات السباحة، النوافير، الصرف المغطى).

ثالثًا: إجراءات الاستلام الابتدائي (Handing Over Flow Process)

تتمثل هذه المرحلة في التأكد من استلام جميع الأعمال المنفذة وخلو المشروع من أي تقارير عدم مطابقة (NCRs) مفتوحة. بعد ذلك، يقوم الاستشاري بإصدار شهادات الاستلام الابتدائي (Taking Over Certificate - TOC) التي تثبت أن الأعمال قد نُفذت وفق الرسومات والمواصفات المعتمدة، مع توقيع محاضر استلام ابتدائية بين جميع الأطراف المعنية: الاستشاري، المقاول، والمالك.

رابعًا: إزالة المنشآت المؤقتة وتنظيف الموقع العام

• الكرفانات والمكاتب المؤقتة الخاصة بالإداريين والمهندسين وفنيي الإشراف.
• المستودعات والمخازن المؤقتة لتخزين مواد البناء والمعدات.
• الأسوار المؤقتة والحواجز الأمنية لحماية الموقع.
• أكشاك الأمن المتحركة الموضوعة خلال فترة التنفيذ.
• كما يتم إزالة المخلفات والمواد الزائدة ونقلها إلى المقالب العمومية، وإزالة أي عوائق لضمان جاهزية الموقع للاستخدام من قبل المالك أو العملاء النهائيين، وإصدار الإفراجات النهائية لجميع الموارد والمعدات.

خامسًا: التوثيق والأرشفة لمستندات المشروع

كما يُقال: "He who owns the data is powerful" - من يملك البيانات يكون قويًا. فالتوثيق الدقيق يُعد عنصرًا أساسيًا في إغلاق المشروع، حيث يضمن حفظ المستندات المهمة للرجوع إليها مستقبلًا.

• التقارير الختامية والتقييم النهائي عن طريق توضيح بيانات المشروع الأساسية والمالية، تقييم أداء المقاول العام ومقاولي الباطن (مهم لتكوين قائمة البائعين)، مقارنة الجداول الزمنية بالمخطط النهائي، وإعداد تقارير مصورة ورسومات بيانية توضح مراحل التنفيذ.

• أرشفة المستندات الفنية والإدارية كالمخططات التنفيذية النهائية (As-built Drawings)، وشهادات الضمان وكتالوجات التشغيل الخاصة بأنظمة الري، الإضاءة، والأعمال الإنشائية.

سادسًا: الإغلاق المالي للعقود التنفيذية وعقود الإشراف

• مطابقة كميات البنود النهائية وفق الرسومات التنفيذية النهائية (As-built Drawings) للتأكد من أن جميع الأعمال المنفذة تم احتسابها بدقة.
• تجميع جميع المطالبات المالية المتعلقة بأوامر التغيير (Variation Orders) والموافقة عليها من قبل الجهة المالكة.
• مراجعة الفواتير والمستخلصات للتأكد من مطابقتها للأعمال المنفذة، مع توثيق جميع الدفعات المالية وفق بنود العقود.
• إصدار شهادة الاستلام الابتدائي (TOC) لإغلاق التعاقدات رسميًا.

• فترة الصيانة لأعمال الزراعة والري، حيث يلتزم المقاول بصيانة النباتات وأنظمة الري.
• فترة الضمان العشري للأعمال الإنشائية لضمان استقرار العناصر الخرسانية والهاردسكيب.
• فترة ضمان الأعمال العامة حتى تاريخ الاستلام النهائي للمشروع، وتشمل الأعمال الكهربائية والميكانيكية والتشطيبات.

بعد إغلاق العقود وإصدار شهادة الاستلام الابتدائي، يتم إغلاق جميع الحسابات المالية، بما في ذلك الفواتير النهائية، مراجعة النفقات والإيرادات، وإصدار الإفراجات المالية الأولية، مع احتجاز النسب المتفق عليها حتى انتهاء فترات الصيانة والضمان، لضمان حقوق جميع الأطراف واستمرارية جودة المشروع.

سابعًا: أعمال الصيانة وضمان الجودة

تنقسم أعمال الصيانة في مشاريع اللاندسكيب إلى فترتين أساسيتين:

1. تبدأ الفترة الأولى مباشرة بعد التسليم الابتدائي وتمتد عادةً من 6 إلى 12 شهرًا، وهي جزء من التزامات المقاول ضمن فترة الضمان، حيث يكون مسؤولًا عن الصيانة الدورية لأعمال الزراعة والري لضمان استقرار النباتات ومعالجة أي مشكلات طارئة، إضافة إلى متابعة عناصر الهاردسكيب، فحص أنظمة الإنارة، وصيانة الأثاث والتجهيزات لضمان تسليم المشروع في أفضل حالاته عند الاستلام النهائي.
2. أما الفترة الثانية فتبدأ بعد التسليم النهائي للمشروع، وتكون من خلال تعاقد مستقل، إما مع نفس شركة المقاولات المنفذة أو مع شركة صيانة متخصصة. وتشمل هذه المرحلة برامج صيانة طويلة الأمد تضمن استدامة المشروع والحفاظ على جودته على المدى البعيد.

ثامنًا: الدروس المستفادة

الاحتفال بإنجاز المشروع وتتويج للجهود المبذولة.

يمثل الاحتفال تتويجًا للجهود المبذولة، ويشمل تكريم الفريق، شكر جميع المشاركين، إبراز أفضل الممارسات، والترويج للإنجاز عبر الصور والفيديو ووسائل التواصل الاجتماعي. تكمن أهمية الاحتفال في رفع الروح المعنوية للفريق، تعزيز ثقافة النجاح والتقدير داخل الشركة، دعم العلاقات بين المالكين والاستشاريين والمقاولين، وزيادة فرص الحصول على مشاريع جديدة مع تحقيق تميز تنافسي في السوق.

الأهمية الكبرى لإغلاق المشاريع بشكل سليم