خطوات عملية لتخطيط استراتيجي لمشروعات اللاندسكيب

التخطيط هو منهجيه ضرورية فة مشروعات اللاندسكيب

The second phase is the planning

مشروعات اللاندسكيب قد تكون حديقة صغيرة أو جزءًا من مشروع إنشائي أكبر، وقد تكون أيضًا مشروعًا مستقلًا مثل الحدائق العامة أو تطوير المدن. لذلك، من الضروري إحكام خطة المشروع قبل البدء في التنفيذ، وذلك من خلال مرحلة التخطيط التي تمثل الأساس لضمان نجاح أي مشروع لاندسكيب.

تُعد مرحلة التخطيط في مشروعات اللاندسكيب نقطة الربط بين مرحلة إنطلاق المشروع وتنفيذه، وتضمن أن يسير المشروع وفق خطة منظمة تحقق النتائج المرجوة.

أهداف مرحلة التخطيط لمشروعات اللاندسكيب

الهدف الرئيسي من المرحلة التخطيطية هو تحويل فكرة المشروع إلى خطوات عملية ملموسة وقابلة للتنفيذ. كما تهدف هذه المرحلة إلى ضمان توافق جميع أصحاب المصلحة بشأن نطاق العمل والجدول الزمني والميزانية، مع تحديد المخاطر المحتملة ووضع استراتيجيات مناسبة للتخفيف منها.

بالإضافة إلى ذلك، تركز على تحسين استخدام الموارد وضمان ترتيب الأنشطة بشكل صحيح، بما يضمن سير المشروع بكفاءة وتحقيق النتائج المرجوة.

أهم 9 أنشطة يجب تنفيذها في مرحلة التخطيط لمشاريع اللاندسكيب.

تخطيط المشروع لا يجب أن يكون مثالى فى بدايه الأمر ( التخطيط المبدئى) ، فمن المحتمل أن تتغير الخطة مع تطور المشروع ، وقد تختلف مرحلة التخطيط من مشروع إلى آخر، ولكن بشكل عام يتم وضع أنشطه رئيسيه خلال هذه المرحلة.

أولاً: إعداد الرسومات الهندسية والمواصفات العامة وكراسه الكميات.

تعتبر هذه المرحلة حاسمة لكل من مصممي اللاندسكيب والعميل أو الجهة المطورة، حيث تتيح لهم التواصل المفتوح والواضح حول المقاييس والأهداف النهائية للمشروع. يحتاج كلا الطرفين، المصمم وأصحاب المصلحة، إلى طرح العديد من الأسئلة وتبادل الأفكار لإيجاد أفضل الحلول التي تحقق أهداف التصميم النهائي.

نصيحة

عليك مراعاة جميع القوانين واللوائح المحلية والحكومية أثناء مرحلة التصميم، وقد يكون من الضروري إجراء أبحاث إضافية تعتمد على العوامل البيئية أو متطلبات التصميم أو القيود الوظيفية. وتشمل هذه العوامل استخدامات المساحات المختلفة، اختيار المواقع المناسبة لتمديد المرافق العامة، تحديد أنواع النباتات، وتحليل الموقع ككل لاختيار التصميم الأنسب.

بناءً على الفكرة المبدئية، يتم إعداد رسومات اللاندسكيب الأولية (Draft Layouts)، والتي تمثل مخططًا تقريبيًا يوضح توزيع عناصر المشروع المختلفة مثل المباني، الطرق، المساحات الخضراء، والممرات، بالنسب المطلوبة. يعكس المخطط الأولي رئية المكتب الاستشاري المختص بأعمال التصميم مع مهندسين من مجالات أخرى، بما في ذلك المهندسين المدنيين، الجيوتقنيين، علماء البيئة، وغيرهم، من أجل البحث وتطوير التخطيط الأمثل.

تشمل هذه المرحلة التصميم الأولي والمفاهيمي، وغالبًا ما يتم عمل إسكتشات ورسومات تصويرية لتسهيل فهمها من قبل الجهة المالكة للمشروع. كما يتم تطوير التصميم عبر النمذجة ثلاثية الأبعاد (3D Modeling and Visualization)، وفي بعض الحالات الخاصة بالمشروعات الفريدة وغير التقليدية، مثل مشروع نيوم في المملكة العربية السعودية، يمكن إنشاء نماذج أولية (Prototyping and Mock-ups) لتوضيح التصميم بشكل عملي.

ثالثا: إصدار التصاريح ووثائق البناء القانونية

تتمثل خطوة إصدار وثائق البناء في تجهيز وإرسال جميع المستندات اللازمة إلى المقاول قبل بدء التنفيذ، لتشكل بذلك المرحلة النهائية لعملية التصميم وبداية مرحلة التنفيذ. في الوقت نفسه، تعد مسألة الالتزام بالقوانين والحصول على التصاريح خطوة أساسية لضمان سير المشروع بشكل قانوني وتفادي أي عقوبات أو غرامات قد تؤثر على الجدول الزمني أو الميزانية.

رابعا: إدارة وتخطيط الموارد وتوفير إحتياجات المشروع

تهدف إلى تحديد احتياجات المشروع من العمالة والمواد والمعدات اللازمة لضمان سير العمل بكفاءة. كما تشمل توزيع الأدوار والمسؤوليات على أعضاء فريق المشروع بشكل واضح، مما يسهم في تحسين التنسيق بين الفرق وضمان إنجاز المهام وفق الجدول الزمني المخطط له.

خامسا: إعداد خطة لإدارة الميزانية وتقدير التكاليف

إعداد الميزانية وتقدير التكاليف خطوة أساسية لضمان التحكم المالي في المشروع وتنظيم الإنفاق. يتم خلالها إعداد تقدير تفصيلي لجميع بنود المشروع، بما في ذلك الاحتياطيات للطوارئ، ووضع ضوابط مالية لمتابعة الإنفاق بشكل مستمر.

تمثل الميزانية (Budget) التكلفة الإجمالية لاستكمال جميع عناصر المشروع، وتشمل تكلفة شراء المواد، وتأجير المعدات، وأجور العمالة والمرتبات، وتجهيزات الموقع وغيرها من النفقات. كما يجب تقسيم التكلفة الإجمالية إلى مراحل زمنية محددة لتحديد المبالغ التي ينبغي إنفاقها في كل فترة، مما يضمن التحكم الكامل في ميزانية المشروع وتجنب أي تجاوزات مالية.

سادسا: إعداد جدول زمني واقعي يخدم المشروع

إعداد الجدول الزمني التفصيلي (Time Schedule) يُعد خطوة أساسية في مرحلة التخطيط ضمن دورة حياة مشروع اللاندسكيب. حيث يتم الاعتماد على أدوات مثل مخططات جانت (Gantt Charts) لتنظيم الأعمال وضمان سير التنفيذ بكفاءة. ولإعداد جدول زمني قوي وواقعي، ينبغي اتباع مجموعة من الخطوات المنهجية تساعد على تحقيق الانضباط في التنفيذ والوصول إلى أهداف المشروع بفاعلية.

تقسيم المشروع إلى مهام رئيسية وفرعية فى وضع تسلسلي منطقي (Work Breakdown Structure)

تقدير المدة الزمنية الواقعية لإنجاز كل نشاط مع مراعاة حجم وتعقيد العمل (Duration Estimation)
تحديد تواريخ نهائية للمعالم الرئيسية في المشروع (Milestones).
ترتيب المهام ومراعاة التسلسل المنطقي لتنفيذ المشروع (Dependencies)
تحديد الموارد سواءا البشرية بناءً على معدل الإنتاجية لكل بند (Productivity Rate)، والمالية من خلال تحليل البنود وطريقة التنفيذ (Method Statement).
مراجعة وتحديث الجدول الزمني بشكل دوري لمراجعة التقدم وإجراء التعديلات عند الحاجة.

يمكن استخدام أدوات إدارة المشاريع مثل Primavera P6 وMicrosoft Project، أو الجداول الإلكترونية مثل Microsoft Excel وGoogle Sheets، بالإضافة إلى التقارير المرئية لعرض المهام وتواريخها بشكل واضح.

سابعا: وضع خطة لإدارة المخاطر والحد من حدوثها

لا يخلو أي مشروع من المخاطر باعتبارها جزءًا طبيعيًا من العملية، وبناءً عليه تأتي إدارة المخاطر كأحد المكونات الأساسية في مرحلة التخطيط. تهدف إدارة المخاطر (Risk Management) إلى البحث عن المشاكل المحتملة والتخطيط المسبق لها، سواء من خلال تفاديها، أو تخفيفها، أو تحميل طرف آخر جزءًا منها، أو قبولها والتعامل معها عند حدوثها.

تتضمن عملية إدارة المخاطر تحديد المخاطر المحتملة بأنواعها المختلفة، مثل التقنية، والمالية، والبيئية، وتحليل تأثيرها واحتمالية حدوثها.

ثامنا: إعداد خطة المشتريات وكتابة العقود

تعد إدارة المشتريات (Procurement) جزءًا أساسيًا من مرحلة التخطيط في المشاريع لضمان توفير المواد والخدمات اللازمة في الوقت المناسب وتجنب أي مخاطر ناتجة عن تأخر التوريدات، خاصة المواد طويلة الأجل (Long-term). وتشمل العملية تحديد المواد والخدمات المطلوبة، واختيار طرق الشراء، وإعداد العقود. عادةً ما تتبع عمليات الشراء خمس خطوات رئيسية:

دراسة البنود وتحليلها لتحديد المواد المطلوبة والمواد المتوفرة في مخازن الشركة وتلك التي يجب توريدها من الخارج، والتي قد يؤدي تأخرها إلى تأخير الجدول الزمني للمشروع.
اختيار الموردين بعد فرزهم وتصنيفهم بناءً على سرعة التوريد وتوافر الكميات ومرونة التسليم وشروط الدفع.
كتابة العقود وصياغتها مع وضع الشروط العامة والخاصة وتجهيز المرفقات والملاحق، ثم توقيعها.
التحكم في العملية من خلال إدارة المدفوعات، وتنظيم الخدمات اللوجستية، وضمان الجودة، والتأكد من تلبية الاتفاقية.
وأخيرًا الانتهاء من العملية من خلال قياس نجاحها وتسجيل الموردين والأسعار في جداول خاصة لتكوين قاعدة بيانات قوية تساعد الشركة في العمليات المستقبلية.

تاسعا: خطة إدارة التواصل

تهدف إلى تسهيل تبادل المعلومات بين الإدارات المختلفة داخل المشروع وفرق العمل، وضمان وصول المعلومات الصحيحة إلى الأشخاص المناسبين في الوقت المناسب. تشمل خطة التواصل تحديد كيفية مشاركة المعلومات، ومن يحتاج إلى تلقيها، والوسائل الأنسب لذلك، مثل البريد الإلكتروني، الاجتماعات الدورية، أو الاتصالات الهاتفية. تشمل منهجية إدارة التواصل عدة خطوات أساسية:

أولاً، تحليل وتحديد أصحاب المصلحة من أعضاء الفريق والإدارة والعملاء والموردين وأي أطراف أخرى لها مصلحة في نتائج المشروع.
ثانيًا، تحديد أهداف الاتصال، والتي قد تشمل إبقاء أصحاب المصلحة على اطلاع دائم، إدارة التوقعات، حل النزاعات، وتعزيز التعاون.
ثالثًا، تحديد الرسائل الرئيسية التي يجب توصيلها، مثل التقارير الفنية أو المالية، التغييرات في النطاق أو الجدول الزمني، وتحديثات سجلات المخاطر والمشكلات.
رابعًا، اختيار وسائل الاتصال المناسبة وفقًا لتفضيلات واحتياجات أصحاب المصلحة.
خامسًا تحديد التكرار والتوقيت للاتصالات، سواء أسبوعيًا أو شهريًا أو عند الوصول إلى أهداف رئيسية، مع مراعاة المناطق الزمنية وساعات العمل.
سادسًا، تعيين المسؤوليات لكل فرد في الفريق بشأن إرسال التحديثات، وتنظيم الاجتماعات، والرد على الاستفسارات لضمان التواصل الفعال.
سابعًا، إجراءات التصعيد لتحديد متى يجب رفع المشكلات أو المخاوف إلى المستويات الأعلى لضمان معالجتها بسرعة.
ثامنًا، التوثيق والأرشفة لجميع سجلات التواصل، بما في ذلك محاضر الاجتماعات والمراسلات، لضمان الشفافية والمساءلة وتوفير مرجع للمناقشات المستقبلية.
وأخيرًا، المراجعة والتنقيح الدوري لخطة التواصل لتحديثها بما يتناسب مع تقدم المشروع.

تذكر أن التواصل الفعال يعد عنصرًا حيويًا لنجاح المشروع، واستثمار الوقت والجهد في تطوير خطة اتصال شاملة يعود بفوائد كبيرة على المدى الطويل.

دورة حياة مشروع اللاندسكيب