هل سبق وبدأ مشروع لاندسكيب بنطاق واضح وميزانية محددة، ثم انتهى بزيادة تكاليف وتأخير غير مبرر؟
في كثير من الحالات، لا يكون السبب خطأً في التنفيذ، بل زحفًا تدريجيًا في نطاق الأعمال لم يتم ضبطه منذ البداية.
زحف نطاق المشروع، أو ما يُعرف بمصطلح Scope Creep، هو ظاهرة تشير إلى إدخال مهام أو تغييرات إضافية على المشروع لم تكن ضمن الخطة الأصلية، دون المرور بإجراءات مراجعة دقيقة أو الحصول على موافقات رسمية واضحة.
 |
| زحف نطاق أعمال اللاندسكيب: كيف يتم السيطرة عليه دون الإضرار بالميزانية |
تظهر هذه الظاهرة بشكل ملحوظ في مشاريع اللاندسكيب الكبرى، نظرًا لتعدد عناصرها وتشابك أعمالها، مثل المسطحات الخضراء، ممرات المشاة، أعمال الفرش، مناطق ألعاب الأطفال، العناصر المائية، والعناصر المعمارية المختلفة.
غالبًا ما يبدأ زحف النطاق بتغييرات تبدو بسيطة وغير مؤثرة، كطلب المالك إضافة عدد أكبر من الأشجار أو تغيير نوعية بعض النباتات. لكن مع تكرار هذه التعديلات وتراكمها دون ضبط، يتحول الأمر إلى تأثير مباشر وكبير على الجدول الزمني، الميزانية، وجودة التنفيذ.
فعلى سبيل المثال، قد يكون نطاق عمل المشروع محددًا بوضوح بزراعة 10,000 م² من المسطحات الخضراء مع تنفيذ نظام ري ذكي. إلا أن قرار المالك لاحقًا بإضافة عنصر مائي جديد مثل نافورة راقصة في منتصف المساحات الخضراء، أو تغيير نوع النباتات بالكامل بهدف تحسين الشكل الجمالي أو زيادة الجذب التجاري، قد يؤدي إلى عدة نتائج سلبية، منها:
- تأخير الجدول الزمني نتيجة الحاجة إلى إعادة التنسيق والتنفيذ.
- زيادة التكاليف بسبب الأعمال الإضافية، المواد الجديدة، أو التعديلات الإنشائية.
- ارتباك فرق العمل نتيجة تغيير الأولويات واستنزاف الموارد التي كانت مخصصة للخطة الأصلية.
العوامل الخفية وراء زحف نطاق مشاريع اللاندسكيب: داخلية وخارجية.
زحف نطاق المشروع لا يحدث فجأة، بل غالبًا له مصادر داخلية وخارجية تؤدي إلى تغييرات غير مخطط لها. لفهم هذه الأسباب، نوضحها على النحو التالي:
1. أولًا: أسباب خارجية أدّت إلى زحف نطاق المشروع وتأخير التنفيذ.
تشمل كل ما يأتي من خارج فريق المشروع أو الخطة الأصلية، مثل:
- طلبات العميل الجديدة: قد يطلب المالك إضافة مناطق جلوس إضافية، تغيير نوع النباتات، أو إدراج عناصر مائية لم تكن في الخطة الأصلية.
- تغير الظروف البيئية أو المناخية: مثل تأخر موسم الأمطار أو تغيّر نوع التربة المكتشفة عند بدء الزراعة، مما يستدعي تعديل الخطط.
- تحديث التكنولوجيا أو الأنظمة: مثل تغيير نوعية أنظمة الري أو معدات الإضاءة لتكون أكثر كفاءة، ما قد يضيف تكلفة وزمن إضافي.
مثال عملي: في مشروعنا بمساحة 10,000 م²، لو اكتشف فريق التنفيذ أن التربة في منطقة معينة غير مناسبة لبعض النباتات، فذلك قد يتطلب تغيير نوع النباتات أو تعديل التصميم في تلك المنطقة، مما يزيد من الوقت والتكلفة إذا لم يتم التحكم فيه.
2. ثانيا: عوامل داخلية يتحمل فريق العمل مسؤوليتها.
تنشأ من داخل الفريق أو طريقة إدارة المشروع، مثل:
- اقتراح أعضاء الفريق لتعديلات أو تحسينات: أحيانًا يقترح المهندسون أو المنفذون تغييرات لتحسين الجمالية أو الأداء، لكنها قد لا تكون ضمن الخطة الأصلية.
- سوء توثيق نطاق المشروع: إذا لم يكن هناك تعريف واضح لما يشمله المشروع وما لا يشمله، يصبح من السهل إضافة أعمال غير مخططة.
- عدم وضوح المسؤوليات: غياب تعريف دقيق لمسؤوليات الفرق يؤدي إلى تداخل الأعمال وتكرارها، ما يسبب تغييرات غير مرغوبة.
مثال عملي: إذا اقترح فريق التصميم إضافة مسار مشاة إضافي لزيادة الحركة في المشروع، دون تقييم الجدول الزمني أو الميزانية، فهذا يعد تغيير داخلي يمكن أن يؤدي إلى زحف النطاق إذا لم يتم التعامل معه بصرامة.
زحف نطاق المشروع يستنزف الميزانية ويُربك الجدول الزمني.
زحف نطاق أعمال اللاندسكيب لا يمكن منعه بنسبة 100%، لكن يمكن السيطرة عليه وإدارته بذكاء بحيث لا يتحول إلى استنزاف مالي أو فوضى تنفيذية. زحف نطاق المشروع لا يقتصر على إضافة أعمال جديدة فحسب، بل له تأثيرات مباشرة على التكلفة، الوقت، وجودة التنفيذ، خصوصًا في مشاريع اللاندسكيب الكبرى، كما يلي:
1. التأثير على الميزانية.
كل تغيير غير مخطط له يزيد من تكلفة المشروع بشكل مباشر، سواء لشراء مواد إضافية، توريدات لم تكن محسوبة، زيادة أجور العمال، أو استئجار معدات إضافية. على سبيل المثال:- إذا قرر المالك إضافة نافورة كبيرة لم تكن ضمن التصميم الأصلي، سيحتاج المشروع إلى مواد جديدة، ساعات عمل إضافية، وربما مقاولين فرعيين، مما يؤدي إلى ارتفاع التكلفة الإجمالية بشكل ملحوظ.
2. التأثير على الجدول الزمني.
إدخال تغييرات جديدة يؤدي إلى تأجيل الإنجاز إذا لم يتم التخطيط لها مسبقًا، على سبيل المثال:- تغيير تصميم مسار المشاة أو تعديل أماكن الزراعة أثناء التنفيذ يمكن أن يؤخر تركيب أنظمة الري والإضاءة، وبالتالي تأخير تسليم المشروع في الموعد المحدد.
3. التأثير على جودة التنفيذ.
عند الضغط على الجدول الزمني لمواكبة التغييرات، قد تتأثر جودة العمل بشكل ملحوظ، على سبيل المثال:
- التسرع في التنفيذ قد يؤدي إلى أخطاء في التركيب، أو حتى استمرار العمل لساعات الليل لتعويض التأخير.
- مشاكل في أعمال العزل قد تنشأ بسبب عدم إجراء اختبار المياه في الوقت المناسب، مما يمنع اكتشاف نقاط التسريب مبكرًا.
- زراعة نباتات في موسم غير مناسب، مثل الشتاء، قد تؤدي إلى تلفها وفقدان جزء من المسطحات الخضراء.
- إضافة مساحات خضراء إضافية بسرعة لتلبية طلب العميل، دون تقييم التربة بشكل دقيق، قد يضر بالمشروع على المدى الطويل ويؤثر على استدامته.
كيف تمنع التغييرات المفاجئة من إرباك مشروعك؟ خطوات للسيطرة على زحف النطاق.
للسيطرة على زحف نطاق المشروع، يحتاج فريق اللاندسكيب إلى اتباع استراتيجيات عملية ومنهجية تضمن استمرار المشروع ضمن الميزانية والجدول الزمني المحدد، مع الحفاظ على جودة التنفيذ. فيما يلي أبرز الخطوات:
1. إعادة تأكيد نطاق المشروع مع أصحاب المصلحة.
- قبل البدء في التنفيذ، يجب أن يكون نطاق العمل واضحًا ومحددًا بدقة، مع توضيح ما يشمله المشروع وما لا يشمله (Scope و Out of Scope).
- ينبغي توثيق مسؤوليات كل فريق كتابيًا — التصميم، التنفيذ، والإدارة — فكل بند غير موثق يصبح قابلًا للتمدد لاحقًا.
- كما يُنصح بعقد اجتماعات دورية مع المالك وفريق الاستشاريين لمراجعة التفاصيل والتأكد من توافق جميع الأطراف حول نطاق المشروع.
2. استخدام عملية التحكم في التغيير (Change Orders).
- أي طلب تعديل يجب أن يمر بعملية رسمية لتسجيل التغيير وضمان الشفافية والمتابعة، ولا يُقبل أي تعديل شفهي أو بدافع المجاملة.
- يجب ربط كل تغيير بتكلفة وزمن واضحين، مع تقييم تأثيره على الميزانية، الجدول الزمني، وجودة التنفيذ، ثم إخطار المالك رسميًا بجميع التغيرات المتوقعة قبل إعطاء الموافقة النهائية.
3. إعادة ترتيب الأولويات والتكيف مع التغييرات.
- عند قبول أي تعديل، يجب إعادة ضبط خطة المشروع بما يتناسب مع التغيير الجديد، مع تحديد المهام التي يمكن تنفيذها بالتوازي لإدارة الوقت بفعالية.
- كما ينبغي إعادة جدولة الأنشطة لتجنب أي تأخير محتمل، مع التأكد من عدم التضحية بالأهداف الأساسية للمشروع أو التأثير على الجودة والميزانية.
- الفصل بين "التحسين" و"الضرورة": يحدث كثير من زحف النطاق بسبب طلب تحسينات صغيرة غير أساسية، مثل: "دعونا نضيف جزءًا صغيرًا هنا..." ينبغي تأجيل هذه التغييرات أو تنفيذها بميزانية منفصلة، لضمان التركيز على البنود الضرورية وتحقيق أهداف المشروع الأساسية دون التأثير على الوقت أو التكلفة.هنا يجب طرح سؤالين أساسيين لكل تغيير:
4. توظيف خطة إدارة الموارد بفعالية.
- التحكم الذكي بالموارد يضمن أن أي تغيير لا يؤثر على الجدول الزمني أو الميزانية.
- إعادة توزيع العمالة والمعدات حسب الحاجة لضمان استمرارية التنفيذ.
- الاستفادة المثلى من المواد المتاحة لتقليل الهدر وزيادة الكفاءة.
5. التنسيق المبكر بين جميع التخصصات.
كثير من زحف النطاق يحدث نتيجة سوء التنسيق بين التخصصات المختلفة مثل: أعمال اللاندسكيب، الأعمال المدنية، شبكات الري والصرف، العناصر المائية، عن طريق:
- عقد اجتماعات تنسيقية مبكرة لجميع الفرق.
- تحديد مسارات العمل بوضوح لتجنب التعارضات.
- تنفيذ الأعمال المتداخلة بالتوازي، مثل تمديد شبكات الري مع الزراعة.
6. المراقبة المستمرة والتحكم المبكر.
- متابعة تقدم المشروع بشكل يومي أو أسبوعي.
- اكتشاف أي مؤشرات لزحف النطاق في وقت مبكر.
- اتخاذ إجراءات استباقية قبل أن تتحول التغييرات الصغيرة إلى مشاكل كبيرة.
الخلاصة: تطبيق هذه الاستراتيجيات يجعل فريق المشروع مسيطرًا على التغييرات، ويضمن استمرار العمل بكفاءة، مع الحفاظ على جودة التنفيذ وتحقيق أهداف مشروع اللاندسكيب وفق الخطة الموضوعة.
لا تتردد في إضافة تعليقك، وسنرد عليك بأسرع وقت!